За 20 лет работы мы провели сотни выставок и приняли тысячи экспонентов. У тех, кто получает максимальный результат, есть одна общая черта — раннее и тщательное планирование. Этот чек-лист собран на основе их практик.
За 6 месяцев до выставки
Это фаза стратегии. Здесь принимаются решения, которые определят всё остальное.
- Определить цели участия: количество лидов, объём контрактов, узнаваемость, рыночное исследование.
- Выбрать выставку из портфеля CATE, соответствующую отрасли и аудитории.
- Забронировать стенд: shell-scheme, угловой или индивидуальной застройки. Лучшие места заканчиваются за 4–6 месяцев.
- Утвердить бюджет: аренда, застройка, логистика, командировки, маркетинг, презенты.
- Согласовать команду стенда: кто едет, кто на каком языке говорит, кто за продажи и кто за демо.
- Запросить визовую поддержку у организатора (письмо-приглашение).
За 3 месяца
Подключаются операционные процессы: дизайн, маркетинг, логистика.
- Утвердить дизайн стенда и сдать застройщику.
- Перевести каталог, презентации и POS-материалы на русский и казахский.
- Подготовить мини-сайт или лендинг для отслеживания лидов с QR-кодом на стенде.
- Заказать раздаточные материалы и брендированные сувениры.
- Заключить договоры с логистом и таможенным брокером для отправки оборудования и образцов.
- Запустить email-кампанию для приглашения ваших целевых клиентов.
За месяц
Финальная мобилизация — детали, расписания, гипотетические сценарии.
- Согласовать расписание B2B-встреч через систему матчинга CATE.
- Провести brief-сессию для команды стенда: тренинг по продукту, скрипты, обработка возражений.
- Подтвердить отели, трансферы из аэропорта и переводчиков.
- Подготовить промо-постинг для соцсетей: тизеры, обратный отсчёт, анонсы.
- Распечатать пресс-релиз для журналистов на стенде.
- Зарядить и протестировать всю технику для демо.
Неделя выставки
За 2–3 дня до открытия — заезд, монтаж и финальные приготовления. В день открытия команда уже на стенде за час до начала. Все материалы выложены, демо-оборудование работает, бейджи получены, сканер лидов настроен. Каждый вечер — пятиминутное совещание команды: какие лиды получили, что переносим на завтра.
Ключевая дисциплина — фиксировать каждый контакт сразу, не откладывая. Используйте сканер бейджей CATE, добавляйте заметки прямо после разговора, фотографируйте визитки. К концу дня лиды должны быть в CRM.
После выставки: follow-up
Это самая важная и при этом самая недооценённая фаза. До 80% сделок с выставки случается в первые 30 дней после события — но только если вы свяжетесь с контактами оперативно.
- В течение 48 часов отправить персональное письмо каждому лиду.
- Сегментировать лиды по приоритету (горячие / тёплые / холодные) и назначить ответственного.
- В течение 2 недель — провести звонок или Zoom с горячими лидами.
- Запустить серию из 3–5 email с дополнительными материалами и кейсами.
- Через 3 месяца — проанализировать конверсии и оценить ROI.
Топ-5 ошибок начинающих
- Поздняя регистрация. К выставке остаются худшие места — у входа, в углах, в проходных зонах. Бронировать стенд нужно за 4–6 месяцев.
- Недостаточная команда. Один человек на 30 м² физически не справится. Минимум — 2 продажника плюс 1 ассистент.
- Только английский на стенде. Большинство региональных закупщиков предпочитают русский. Каталог обязательно нужен на двух языках.
- Отсутствие follow-up. Собрать 200 визиток и положить в ящик — самая частая и самая дорогая ошибка.
- Нет цели и метрики. «Просто показать продукт» — не цель. Без чётких KPI невозможно оценить эффективность участия.
Нужна помощь?
Мы возьмём всё на себя — от подбора выставки до follow-up. Команда CATE сопроводит вас «под ключ».
Услуги CATE →